Oto Servis Programını Telefondan ve Tabletten Kullanmak

Bir oto serviste işin çoğu masa başında değil, aracın yanında yapılır. Araç kabul kapıda, arıza tespiti liftin altında, teslimat otoparkta gerçekleşir. Buna rağmen birçok serviste kayıtlar hâlâ ofisteki tek bir bilgisayara bağlıdır. Usta not kâğıdına yazar, danışman sonra bilgisayara geçirir, işletme sahibi de servise gelmeden günün nasıl geçtiğini bilemez.

Bulut tabanlı bir oto servis programı bu bağı koparır. Aynı kayıtlara bilgisayardan, tabletten ve telefondan ulaşılır. Bu yazıda servisteki her rol için mobil kullanımın neyi değiştirdiğini, hangi işin hangi cihazda daha rahat yapıldığını ve atölyede tablet kullanırken dikkat edilmesi gerekenleri anlatıyoruz.

Kısaca: Bulut tabanlı bir oto servis programı telefon ve tabletten de kullanılır. İşletme sahibi günü uzaktan takip eder, servis danışmanı aracın başında kabul ve teklif yapar, usta iş emrini tabletten günceller. Tek gereken internet bağlantısı ve her personele ayrı bir kullanıcı hesabıdır.

Mobil kullanım için neden “bulut tabanlı” program gerekir?

Bilgisayara kurulan masaüstü programlarda veriler o bilgisayarda durur. Başka bir cihazdan erişmek için uzak masaüstü gibi karmaşık çözümler gerekir. Bulut tabanlı programlarda ise veriler internet üzerindeki sunucularda tutulur; internet tarayıcısı olan her cihazdan aynı kayıtlara ulaşılır.

BatutaCar bulut tabanlıdır: Bilgisayar, tablet ve telefondan kullanılır, kurulum gerektirmez. Veriler her gün yedeklenir, güncellemeler ücretsiz ve otomatik gelir. → Bulut altyapısı ve erişim

Bulut tabanlı ve masaüstü programlar arasındaki diğer farkları Oto Servis Programı Nedir? rehberimizde anlattık.

Servisteki her rol için mobil kullanım

İşletme sahibi: Servise gelmeden günü takip etmek

İşletme sahibinin en sık sorduğu sorular hep aynıdır: Bugün kaç araç girdi? Kaç iş teslim edildi? Ciro ne durumda? Kim ne kadar borçlu? Masaüstü programla bu soruların cevabı için servise gitmek ya da birini aramak gerekir.

Telefondan:

• Günün cirosunu ve işlemlerini yönetim panelinde görürsünüz. → Raporlar ve yönetim paneli
• Açık iş emirlerini ve teslim bekleyen araçları kontrol edersiniz.
• Müşterilerin cari bakiyelerine ve tahsilatlara bakarsınız. → Ön muhasebe ve cari takip
• Yarının randevu takvimini görürsünüz.

Servis danışmanı: Kayıtları aracın başında tutmak

Danışmanın masada geçirdiği her dakika, kapıda bekleyen müşteri demektir. Kayıtlar aracın başında, müşteri oradayken tutulduğunda hem süre kısalır hem de “ben bunu söylememiştim” tartışması önlenir.

Tabletten:

• Plakayı yazıp aracın ve müşterinin geçmişini görürsünüz. → Müşteri ve araç yönetimi
• Aracın fotoğraflarını çekip doğrudan iş emrine eklersiniz.
• Teklifi müşterinin yanında hazırlayıp WhatsApp veya SMS ile gönderirsiniz. → Teklif yönetimi
• Teslimatta müşterinin imzasını tablette dijital olarak alırsınız.

Araç kabulde nelerin kaydedilmesi gerektiğini Oto Serviste Günlük İş Akışı yazımızda adım adım anlattık.

Usta: Not kâğıdı yerine iş emri

Ustanın elinde not kâğıdı varsa, o notun bilgisayara geçmesi birinin hatırlamasına bağlıdır. Kullanılan bir parça iş emrine yazılmazsa faturaya da girmez, stoktan da düşmez.

Atölyedeki tabletten:

• Kendisine verilen iş emrini açıp yapılacak işleri görür. → Servis iş emri yönetimi
• Yaptığı işi ve kullandığı parçaları iş emrine işler; parça stoktan otomatik düşer. → Stok yönetimi
• Tespit ettiği ek arızanın fotoğrafını çekip ekler; danışman bunu müşteriye hemen iletebilir.

Yerinde servis verenler: Sahada tam kayıt

Yol yardımı, filo bakımı ya da müşterinin adresinde servis veren işletmelerde ofis bilgisayarı hiç işe yaramaz. Telefondan iş emri açılır, fotoğraf eklenir, teslimatta imza alınır ve iş ofise dönmeden kayda geçer.

Hangi iş hangi cihazda daha rahat?

Kısacası telefon takip ve hızlı işler için, tablet atölye ve araç başı için, bilgisayar ise uzun veri girişi ve raporlar için en uygun cihazdır. Aynı kayıt her üçünde de anında güncellenir.

Atölyede tablet kullanımı için pratik ipuçları

• Dayanıklı kılıf kullanın. Atölye ortamında yağ, toz ve düşmeye karşı darbeye dayanıklı bir kılıf, tabletin ömrünü uzatır.
• Tableti sabit bir yerde şarjda tutun. Her ustanın bildiği tek bir “tablet yeri” olsun; gün sonunda tablet orada şarja takılsın.
• Wi-Fi’ın atölyenin her köşesine ulaştığından emin olun. Liftlerin bulunduğu alanda bağlantı zayıfsa bir sinyal güçlendirici yeterli olur. Yedek olarak mobil veri hattı da işinizi görür.
• Ekranı büyük bir tablet seçin. İş emrini ve fotoğrafları rahat görmek için 10 inç ve üzeri bir ekran idealdir.
• İlk hafta yanlarında olun. Ustalara iş emrini tabletten güncellemeyi bir kez birlikte gösterin; alışkanlık birkaç günde oturur.

Güvenlik: Telefon kaybolursa ne olur?

Bulut tabanlı programda veriler cihazda değil sunucuda durur. Telefon veya tablet kaybolsa, bozulsa ya da çalınsa bile kayıtlarınız kaybolmaz. Yine de şu önlemleri alın:

• Her personele ayrı kullanıcı hesabı açın. Kimin ne yaptığı görünür olur, bir hesabı kapatmanız gerektiğinde diğerleri etkilenmez. BatutaCar’ın Profesyonel paketinde kullanıcı sayısı sınırsızdır.
• Ortak tableti kullanıcı değiştirerek kullanın. Her usta kendi hesabıyla girsin.
• Cihaz kaybolursa o hesabın şifresini hemen değiştirin.
• Ekran kilidi kullanın. Atölyedeki tabletler de dahil.
• Ek güvenlik isteyen işletmeler için: BatutaCar’ın Kurumsal paketinde, seçilen kullanıcıların yalnızca belirlediğiniz IP adreslerinden (örneğin yalnızca servisin internetinden) giriş yapmasını sağlayabilirsiniz.

Bağlantılar SSL ile şifrelenir ve veriler her gün yedeklenir.

Mobil servis takibini deneyin

Telefonunuzdan ve atölyedeki tabletten nasıl çalıştığını görmenin en kolay yolu kendiniz denemek. BatutaCar’ı 14 gün ücretsiz deneyin; kurulum gerekmez, tarayıcıdan giriş yapıp hemen başlayabilirsiniz. Tüm özellikler için oto servis programı sayfamıza, programı seçerken nelere bakmanız gerektiği için 10 Kriter yazımıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular