Bir oto serviste gün çoğunlukla aynı şekilde geçer: Sabah araçlar gelir, gün içinde arızalar bulunur, parçalar beklenir, akşam araçlar teslim edilir. Bu akış düzenli yürüdüğünde servis rahat çalışır. Bir adım aksadığında ise aynı gün içinde unutulan teklifler, bekleyen araçlar, eksik faturalar ve tahsil edilmeyen alacaklar birikir.
Bu yazıda bir aracın servise girişinden çıkışına kadar geçen süreci 7 adıma ayırıyor, her adımda nelere dikkat etmeniz gerektiğini ve programın bu adımı nasıl kolaylaştırdığını anlatıyoruz. Sonunda her gün kullanabileceğiniz bir kontrol listesi de var.
Kısaca: Düzenli bir servis günü 7 adımdan oluşur: gün planı, araç kabul, arıza tespiti ve teklif, iş emri ve iş dağılımı, parça ve stok, kontrol ve teslim, faturalama ve gün sonu. Her adım bir önceki adımın kaydına dayanır. Kayıt bir adımda koparsa sonraki adımlar da aksar.
1. Güne plan ile başlayın
Gün, servis kapısı açılmadan önce başlar. Bugün hangi araçlar gelecek, hangi işler dünden kaldı, hangi parça bekleniyor? Bu soruların cevabını bilmeden başlanan gün, gelen her araca göre şekillenir.
Yapılacaklar:
- Günün randevularını gözden geçirin; hangi ustaya hangi işin düşeceğini kabaca planlayın.
- Dünden kalan, parça bekleyen ya da müşteri onayı bekleyen işleri kontrol edin.
- Gelecek parçaları ve tedarikçi teslimlerini not edin.
Programla: Randevu takviminde bugünün, yarının ve gelecek günlerin randevularını tek ekranda görürsünüz. Randevu günü geldiğinde kayıt tek tıkla iş emrine döner; müşteri bilgilerini yeniden yazmanız gerekmez. → Randevu yönetimi
2. Aracı eksiksiz kabul edin
Araç kabul, servisin en çok atlanan ama sonradan en çok sorun çıkaran adımıdır. “Bu çizik daha önce yoktu” tartışmasının tek çözümü, aracı teslim alırken durumunu kayıt altına almaktır.
Yapılacaklar:
- Müşterinin şikayetini kendi sözleriyle not edin.
- Kilometre ve yakıt durumunu kaydedin.
- Aracın dışını dört yönden fotoğraflayın; mevcut hasarları müşteriyle birlikte işaretleyin.
- Araçta bırakılan değerli eşyaları not edin.
- Tahmini teslim zamanını müşteriye söyleyin ve kaydedin.
Programla: Plakayı yazdığınızda aracın ve müşterinin önceki kayıtları gelir; geçen sefer ne yapıldığını hemen görürsünüz. Fotoğraflar doğrudan iş emrine eklenir. → Müşteri ve araç yönetimi
3. Arızayı tespit edin, onaydan önce teklif verin
Müşteriyle yaşanan anlaşmazlıkların çoğu, onay alınmadan yapılan işlerden çıkar. Arıza tespit edildikten sonra işe başlamadan önce müşteriye ne yapılacağını ve ne tutacağını yazılı olarak iletin.
Yapılacaklar:
- Tespit edilen arızaları ve önerilen işleri listeleyin.
- Parça ve işçiliği ayrı ayrı gösteren bir teklif hazırlayın.
- Teklifi müşteriye gönderin, onayı yazılı olarak alın.
- Tespit sırasında fark edilen ek işleri de teklife ekleyin; müşteri isterse sonraya bırakabilir.
Programla: Teklif birkaç dakikada hazırlanır, fotoğraf eklenir ve SMS veya WhatsApp ile tek tuşla gönderilir. Müşteri onaylayınca teklif, tekrar yazmaya gerek kalmadan iş emrine aktarılır. → Teklif yönetimi
4. İş emrini açın ve işi dağıtın
İş emri, aracın servisteki kimliğidir. Hangi işin yapılacağı, kimin yapacağı ve hangi parçaların kullanılacağı burada yazar. İş emri olmadan yapılan iş, akşam faturaya da girmez.
Yapılacaklar:
- Onaylanan her iş için iş emri açın.
- İşi yapacak ustayı belirleyin.
- Gün içinde işin durumunu güncelleyin: başladı, parça bekliyor, bitti.
Programla: Usta, iş emrini tabletten veya telefondan güncelleyebilir; ofisteki danışman aracın durumunu sormak için atölyeye gitmek zorunda kalmaz. → Servis iş emri yönetimi
5. Parçayı zamanında temin edin, stoktan düşün
Araçların servise en uzun süre takılıp kalmasının nedeni çoğunlukla eksik parçadır. Stokta ne olduğunu bilmeden verilen teslim sözü tutulamaz.
Yapılacaklar:
- İş emri açılır açılmaz gereken parçaları kontrol edin.
- Stokta olmayan parçayı aynı gün sipariş edin.
- Kullanılan her parçayı iş emrine işleyin.
- Kritik seviyeye inen ürünleri haftalık olarak gözden geçirin.
Programla: İş emrine eklenen parça stoktan otomatik düşer; stok kaydı ile raf her zaman aynı rakamı gösterir. Kritik stok seviyesine inen ürünleri önceden görürsünüz. → Ürün, hizmet ve stok yönetimi
6. Kontrol edin ve aracı teslim edin
İş bitti diye araç hemen teslim edilmemeli. Kısa bir kontrol, aynı arızayla geri dönen aracı ve müşteri şikayetini önler.
Yapılacaklar:
- Yapılan işi kontrol edin, gerekiyorsa kısa bir test sürüşü yapın.
- Değişen parçaları müşteriye gösterebilecek şekilde saklayın.
- Müşteriye aracın hazır olduğunu haber verin.
- Teslimatta yapılan işleri müşteriyle birlikte gözden geçirin ve imzasını alın.
Programla: Aracın hazır olduğu bilgisi ve iş emri müşteriye WhatsApp veya SMS ile tek tuşla gider. Teslimatta müşterinin imzası tablette dijital olarak alınır. → SMS, WhatsApp ve e-posta paylaşımı
7. Faturalayın, tahsil edin, günü kapatın
Gün sonunda kasa ile kayıtların tutmaması, en sık rastlanan sorundur. Her teslimatın faturası ve tahsilatı aynı gün kayda geçmelidir.
Yapılacaklar:
- Teslim edilen her iş emrini faturalandırın.
- Tahsilatı nakit, kart veya havale olarak kaydedin; ödenmeyen tutarı müşterinin cari hesabına işleyin.
- Gün sonunda kasa ile kayıtları karşılaştırın.
- Yarına kalan işleri ve bekleyen parçaları not edin.
Programla: İş emri tek tuşla e-fatura veya e-arşiv faturasına dönüşür, tahsilat ve kalan borç cari hesaba otomatik işlenir. Günün cirosunu ve işlemlerini yönetim panelinde görürsünüz. → E-fatura entegrasyonu · Ön muhasebe ve cari takip · Raporlar ve yönetim paneli
Bonus: Müşteriyi bir sonraki ziyarete hazırlayın
İyi bir servis, aracı teslim ettikten sonra da müşterisini hatırlar. Muayene, sigorta ve kasko tarihleri yaklaşan araçların listesini çıkarıp müşterilerinizi zamanında aramak, onları bir sonraki bakımda yine size getirir. BatutaCar’da bu listeyi araç kayıtlarından tarih bazında alabilirsiniz.
Günlük kontrol listesi
Sabah
- ☐ Günün randevuları kontrol edildi
- ☐ Dünden kalan ve parça bekleyen işler gözden geçirildi
- ☐ Ustalara iş dağılımı yapıldı
Gün içinde
- ☐ Her gelen araç için kabul kaydı ve fotoğraf alındı
- ☐ İşe başlamadan önce müşteri onayı alındı
- ☐ Her onaylı iş için iş emri açıldı
- ☐ Eksik parçalar aynı gün sipariş edildi
- ☐ Kullanılan parçalar iş emrine işlendi
Gün sonunda
- ☐ Teslim edilen her iş faturalandırıldı
- ☐ Tahsilatlar ve kalan borçlar kaydedildi
- ☐ Kasa ile kayıtlar karşılaştırıldı
- ☐ Yarına kalan işler not edildi
Bu düzeni kurmanın en kolay yolu
Yukarıdaki adımların her biri defter ve Excel ile de yapılabilir. Ama her adım ayrı bir yere yazıldığında kayıtlar birbirine bağlanmaz; iş emri stoktan, fatura cariden habersiz kalır. Oto servis programında ise bir adımın kaydı bir sonrakine otomatik geçer.
Bu akışın tamamını BatutaCar‘da 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Programın genel yapısını Oto Servis Programı Nedir? rehberimizde, işletmenize uygun olup olmadığını Kimler İçin Uygun? yazımızda bulabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Oto serviste araç kabul nasıl yapılır?
Müşterinin şikayeti, kilometre, yakıt durumu ve araçtaki mevcut hasarlar kayıt altına alınır; aracın dışı dört yönden fotoğraflanır ve tahmini teslim zamanı müşteriye bildirilir. Bu kayıt, teslimatta çıkabilecek anlaşmazlıkları önler.
İşe başlamadan müşteri onayı almak neden önemli?
Onay alınmadan yapılan işler, müşteriyle yaşanan anlaşmazlıkların en sık nedenidir. Parça ve işçiliği ayrı gösteren yazılı bir teklif gönderip onay almak hem müşteriyi hem servisi korur.
Gün sonunda kasa ile kayıtlar neden tutmaz?
Genellikle bazı işlerin faturasının kesilmemesi, tahsilatların kaydedilmemesi veya veresiye satışların cari hesaba işlenmemesi yüzünden. Her teslimatın faturasını ve tahsilatını aynı gün kaydetmek bu farkı önler.
Bu iş akışı için hangi bölümler gerekir?
Randevu, müşteri-araç kaydı, teklif, iş emri, stok, e-fatura ve cari takip. BatutaCar’da bu bölümlerin hepsi tek sistemde bulunur ve birbirine bağlı çalışır.
Yorum Yapın