Oto Servis İş Emri Formu Örneği (Ücretsiz PDF ve Excel)

İş emri, bir aracın servise girişinden teslimine kadar yapılan her şeyin yazılı kaydıdır. Müşteri neyi şikayet etti, araç hangi durumda teslim alındı, hangi işler onaylandı, hangi parçalar kullanıldı, ne kadar tuttu? Bu soruların cevabı iş emrinde yazar.

Bu yazıda hemen kullanabileceğiniz ücretsiz bir oto servis iş emri formu paylaşıyoruz. Yazdırıp elle doldurmak isterseniz PDF, bilgisayarda doldurup toplamları otomatik hesaplatmak isterseniz Excel sürümünü indirebilirsiniz. Ardından formda nelerin bulunması gerektiğini, nasıl doldurulacağını ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz.

Kısaca: İyi bir iş emri formu müşteri ve araç bilgilerini, müşterinin şikayetini, araç kabul kontrolünü (mevcut hasarlar, eşyalar, kilometre, yakıt), yapılacak işleri ve parçaları, tutarı ve iki imzayı içerir: işe başlamadan önce onay, teslimatta teslim alındı imzası.

Ücretsiz iş emri formunu indirin

Form tek bir A4 sayfadır ve altı bölümden oluşur. İki sürümü var:

• PDF: Yazdırıp elle doldurmak için. Her araç için bir kopya kullanın.
• Excel: Bilgisayarda doldurmak için. Parça ve işçilik satırlarının tutarı, ara toplam, KDV ve genel toplam otomatik hesaplanır; dilerseniz çıktısını alabilirsiniz.

İkisi de ücretsizdir, e-posta istemez. Formun üst kısmına servisinizin adını ve logosunu ekleyebilirsiniz.

İş emri formunda neler olmalı?

1. Servis ve iş emri bilgileri

Servisinizin adı ve iletişim bilgileri, iş emri numarası, tarih-saat ve aracı teslim alan danışman. İş emri numarası, aynı araç için açılan farklı kayıtları ayırt etmenizi ve fatura ile eşleştirmenizi sağlar.

2. Müşteri bilgileri

Ad soyad veya unvan, telefon, e-posta ve adres. Fatura kesilecekse T.C. kimlik veya vergi numarası. Bireysel müşteri kimlik numarasını vermek istemezse e-arşiv faturada “11111111111” yazılabileceğini E-Fatura ve E-Arşiv 2026 yazımızda anlattık.

3. Araç bilgileri

Plaka, marka, model, model yılı, şasi numarası, kilometre, renk ve yakıt seviyesi. Kilometre ve yakıt, “araç bıraktığımdan farklı” itirazlarının en sık konusudur; teslim alırken mutlaka yazın.

4. Müşterinin şikayeti ve talebi

Müşterinin anlattığını onun sözleriyle yazın: “Sağa çekiyor, frenlerken titreme var.” Bu kayıt hem ustaya yol gösterir hem de sonradan “ben bunu söylememiştim” tartışmasını önler.

5. Araç kabul kontrolü

Formdaki araç çiziminde mevcut çizik, göçük ve kırıkları müşteriyle birlikte işaretleyin. Ruhsat, yedek anahtar, stepne, araçta bırakılan değerli eşyalar ve yanan uyarı lambaları için kutucukları işaretleyin. Mümkünse aracı dört yönden fotoğraflayın.

6. Yapılacak işler, parça ve işçilik

Her iş için açıklama, parça mı işçilik mi olduğu, miktar ve birim fiyat. Ara toplam, KDV ve genel toplam. Tahmini teslim tarihi ve ödeme şekli.

7. Onay ve teslim imzaları

İki ayrı imza alın:

• İşe başlamadan önce: Müşteri yapılacak işleri ve tahmini tutarı onaylar. Ek iş veya parça gerekirse önce bilgilendirileceği yazılıdır.
• Teslimatta: Müşteri aracını yapılan işler hakkında bilgilendirilerek teslim aldığını imzalar.

İş emri formu nasıl doldurulur? (adım adım)

1. Araç geldiğinde formu açın, iş bittiğinde değil. İş emri numarasını ve tarihi yazın.
2. Müşteri ve araç bilgilerini doldurun. Kilometre ve yakıt seviyesini göstergeden okuyarak yazın.
3. Şikayeti müşterinin sözleriyle not edin.
4. Aracın etrafında müşteriyle birlikte dolaşın; hasarları çizimde işaretleyin, kutucukları doldurun.
5. Arıza tespitinden sonra yapılacak işleri, parçaları ve fiyatları yazın; müşteriye tahmini tutarı ve teslim tarihini söyleyin.
6. İşe başlamadan önce onay imzasını alın. Telefonla onay aldıysanız saatini ve kimin onayladığını not edin.
7. İş sırasında çıkan ek işleri forma ekleyin ve müşteriden yeniden onay alın.
8. Teslimatta yapılan işleri müşteriyle gözden geçirin, teslim imzasını alın ve faturayı kesin.

Bu adımların servisin tüm gününe nasıl yayıldığını Oto Serviste Günlük İş Akışı: 7 Adım yazımızda anlattık.

İş emrinde en sık yapılan 6 hata

1. Formu iş bittikten sonra doldurmak. Hatırlanmayan parça ve işçilik faturaya girmez.
2. Kilometre ve yakıtı yazmamak. İtiraz geldiğinde elinizde kanıt kalmaz.
3. Mevcut hasarları işaretlememek. Aracın üzerindeki eski bir çizik, servisten çıkan bir hasar gibi görünür.
4. Onay almadan işe başlamak. Tutar müşteriyi şaşırttığında anlaşmazlık kaçınılmaz olur.
5. Ek işleri sözlü geçmek. “Balataları da değiştirdik” dendiğinde müşteri onay vermemiş olabilir.
6. Kullanılan parçayı stoka işlememek. Kâğıt formda yazılan parça, stok kaydından düşmez; ay sonunda stok tutmaz.

Kâğıt form mu, dijital iş emri mi?

Kâğıt form, hiç kayıt tutmamaktan çok daha iyidir. Ancak kâğıdın sınırları da bellidir: Formlar dosyalarda birikir, aracın geçmişini bulmak için klasör karıştırmak gerekir, parçalar stoktan ayrıca düşülür ve fatura ayrı bir yerde yeniden yazılır. Excel sürümü toplamları hesaplar ama bu sorunları çözmez. Bunu Excel ile Oto Servis Takibi mi, Program mı? yazımızda ayrıntılı karşılaştırdık.

Bir oto servis programında iş emri dijitaldir ve diğer kayıtlarla bağlıdır:

• Fotoğraflar tablet veya telefondan çekilip doğrudan iş emrine eklenir.
• Teslimat imzası tablette dijital olarak alınır.
• Onaylanan teklif tek tıkla iş emrine dönüşür; bilgileri yeniden yazmazsınız.
• İş emrine eklenen parça stoktan otomatik düşer.
• İş emri tek tuşla e-faturaya dönüşür ve müşteriye WhatsApp veya SMS ile gönderilir.
• Plakayı yazdığınızda aracın tüm geçmiş iş emirleri gelir.

→ Servis iş emri yönetimi · Teklif yönetimi · Müşteri ve araç yönetimi

Formu bugün kullanmaya başlayın. Kâğıtla uğraşmak istemediğiniz gün BatutaCar’ı 14 gün ücretsiz deneyin; bu formdaki her bölüm programda dijital olarak hazır.

Sık sorulan sorular